Skrevet af: Henriette Kahlert
19. juni 2023

Episode 30: Bogføring og revision på Amazon

Klik og lyt nu:

Bogføring og revision på Amazon

Har din revisor svært ved at forstå Amazon, fordi bogføringsdelen er mega bøvlet?

Få tips og tricks til dette fra Jens, Head of Amazon hos WeMarket, i denne uges podcastepisode.

 

Læs hele episoden her

 

Thomas (T): Velkommen til episode 30 af WeMarkets podcast.

I dag skal vi tale om, og han ved det ikke endnu, men bogføring og revision på Amazon. Så stort velkommen til dig, Jens.

Jens: Tak.

T: Head of Amazon hos WeMarket. Ej, jeg havde lige breaket det for dig, lige umiddelbart inden at vi skal tale om bogføring og revision.

Men det er et ganske specielt emne, som jeg ved optager mange, fordi det tilsyneladende er sindssygt bøvlet. Og der er nogle danske revisionshuse, som også er lidt svært ved at forstå Amazon. Så jeg tænkte, for en som mig, som ved absolut ingenting om bogføring, hvad er det, problemet er? Hvorfor er bogføring på Amazon bøvlet?

Kompleksiteten ved bogføring på Amazon

J: Min oplevelse af det her, det er, at når man sidder og arbejder med bogføring til daglig, når man er revisor eller bogholder, så skal man gerne kunne sætte to streger under en ting og sige: ”Det her dét stemmer”. Altså plus og minus, det er godt. Men det er bare sindssygt svært på Amazon. Fordi man kan sige, at hele måden, det foregår på, det er, at du sælger en vare på Amazon og derfra bliver der trukket et salgs-fee, afhængig af varens pris, og hvad det er for en vare.

Så er der et Amazon FBA-fee, altså det her med, når Amazon sender varen ud, og der er noget markedsføring. Så på den måde, så er der en masse udgifter, der er forbundet med det her. Og når du så får penge fra Amazon, så får du en overførsel cirka hver 14. dag med et beløb, der er fratrukket de udgifter, der har været akkumuleret i den periode.

Og så er der også det kuriosum, at du ikke får alle pengene, fordi Amazon beholder lige en reserve, hvis der er nogle kunder, der skal have noget retur. Og så sker der tit, at når man så får den her afregning fra Amazon hver 14. dag, så vil man gerne kunne sætte sig ned og sige: ”Okay, nu har jeg fået 200.000 fra Amazon. Hvilke ordrer dækker det over? Og hvilke udgifter?” Altså helt ned på øreniveau.

T: Ja, fordi en revisor og en bogholder skal matche det her.

J: Lige præcis.

T: Altså det skal passe sammen.

 

Balancering af likviditet og bogføringsudfordringer

J: Lige præcis. Og det kan man ikke på Amazon. Og det er der, hvor der er mange, der får en udfordring med det. Vi bogfører ikke hos WeMarket. Vi ved en masse ting om det, og vi kan også hjælpe med at hente rapporter og guides og sådan noget. Men at fortælle præcis, hvordan de skal bogføre, det kan vi ikke. Det kan vi ikke, fordi det er også forskelligt fra virksomhed til virksomhed.

Men det, vi går ud og fortæller i det her, det er, at du skal se Amazon som to ting. Den ene, når du får penge for dem. Det er likviditet. Det skal du selvfølgelig have styr på. Og så er der selve bogføringsdelen, altså salgsdelen af ordre. Og der plejer man at gøre det, at man kan hente sindssygt mange rapporter på Amazon. Og det er svært at finde ud af, hvilken en skal man lige tage, og hvilken en passer bedst til os.

T: Ja, og det er sådan en, man sender til bogholderen og revisoren og siger: ”Her”. Og så hjælper de med at udspecificere. Det er for den periode osv. Så det er tilgængeligt derinde?

J: Ja, det er tilgængeligt derinde.

 

Vigtigheden i at lære at navigere i Amazon-bogføring

Man kan finde alt derinde. Men man skal selvfølgelig kunne navigere i det, og det er håbløst. Men selvfølgelig kan det løses. Men det, der er vigtigt, det er at få den her forståelse for at sige, at én gang om måneden kan vi bogføre alle ordre. Eller vi kan gøre det én gang om ugen. Eller hver dag. Det bestemmer man selv.

Men det beløb, man får overført fra Amazon. Jamen, der har du jo hele tiden penge til gode ved Amazon, så du vil altid have noget, der står åbent i dit regnskab, hvor der er penge til gode, som du skal have. Og det kan godt være svært at matche op mod hinanden det der.

T: Ja, for nu siger du, at vi ikke har bogføring som ydelse i WeMarket. Og jeg siger ikke, at du lyver. Jeg siger jo bare, at nogle gange har jeg jo oplevet, at der har været så store problemer hos nogen, at vi har været nødt til at tage ud til dem og sidde med deres bogholder og fortælle, hvordan det er.

Men det er måske også det du siger, at vi kan godt hjælpe med at kigge over skulderen. Men det er jo, sådan som jeg forstår det, også klart det, der giver flest hovedpine. Det er den der åndssvage bogføring.

J: Ja, det er det, altså.

T: Og så få organisationen til at forstå det og få controller-funktionerne til at forstå det.

 

Vejledning og rådgivning til nye Amazon-sælgere

J: Ja, 100%. Og det, vi gør hver gang, vi får en ny kunde, som ikke har været på Amazon før, det er jo faktisk at sætte sig ned sammen med dem. Når man er kommet i gang med at sælge på Amazon og begynder at få de første penge af dem.

Så simpelthen gå igennem og sige, hvor er det, du finder dine fakturaer for de udgifter, der er på Amazon?

Hvad er det for en rapport, du skal bruge for at bogføre dit salg? Hvordan er det, du skal læse den her afregning, du får fra Amazon? Hvor er det, du ser, hvad du skal betale i moms i Tyskland, altså afregn moms, for du har jo tysk momsnummer, og du har varer på lager i Tyskland. Hvor ser du, hvad der er sendt til andre lande, så du kan indberette det via det danske momsvæsen osv.?

Så det gør vi på alle, som vi får ind.

 

Overvejelser for Amazon-sælgere på tværs af lande

T: Hvad vil man egentlig typisk gøre, hvis jeg nu ville sælge i Frankrig? Ville jeg så stadigvæk bruge FBA i Tyskland med tysk momsnummer, eller vil man gå til Frankrig, og skal man der have et fransk momsnummer?

J: Altså man kan sige… Reglen er, at det land, hvor du har en varer på lager i. Altså, hvis du har lager i Frankrig, for eksempel, og sender ud til franske kunder, så skal du have et momsnummer i Frankrig. Hvis du har et lager i Frankrig, og ikke sender ud til franske kunder, så behøver du ikke have et fransk nummer.

Men ja, du skal have et momsnummer, hvor varen ligger på lager. Men du behøves jo ikke. Du kan jo godt bruge det tyske varelager til at sende ud til franske kunder.

T:  Ja, og det er det jeg mener. Er det det, vi som regel ser? Salg på tværs af landene?

J: Ja, det vil man gøre til en start. Og så kan man sige, når man så begynder at få gang i salget, så kan man vælge at sige: ”Okay, nu sælger vi simpelthen så meget i Frankrig, at der giver det mening at have et momsnummer for varen på Amazons lager, så det er tættere på kunden”. Du får mere salg, du gør det lidt mere kosteffektivt, i forhold til at du ikke betaler helt det samme i fees og cross border fees.

Så dét vil man gøre.

 

Antallet af transaktioner og tilgangsmetoder

T: Jeg har i hvert fald før set på Facebook, at en eller anden bogholder har bedt om en faktura eller dokumentation på noget forbrug. Og der har man så valgt at lave en rapport for en periode, men på grund af forskellige indstillinger på Facebook eller på kortet, at beløbene så ikke matcher. Og ene og alene der, hvor det egentlig bare er to variabler, har jeg jo oplevet 100 gange, at det er svært, ikke?

Og så siger du, at på Amazon, der er så mange ekstra ting, der bliver trukket fra i beløbene og reserveret, at det er jo enormt komplekst. Hvor meget tid skal man bruge? Hvis jeg gerne vil på Amazon og fx har 5 eller 100 varer? Afhænger det af salget eller afhænger det af varemængden, hvor komplekst det er?

J: Det er salget.

T: Det er salget. Simpelthen mængden af transaktioner?

J: Ja, altså fordi man kan sige, at det, man typisk vil gøre, det er jo at sige, at vi bogfører først for en given periode, så ved vi, hvad det er for en fil, vi skal hente på Amazon. Og så er der nogen, der vælger at sidde manuelt og bogføre det. Der er også mange, der vælger at sige, at den her CSV-fil, den indsætter vi direkte ind i vores regnskabsprogram, og så finder den selv kolonnerne og parrer dem med de konti, som de skal ind på.

 

Samarbejde med tredjepartsfirmaer

En anden ting, der også er vigtigt at nævne. Det er, at bogføringen er jo én del, men det her med momsafregninger, hvor og hvornår og alt det her. Der er det vigtigt, at man egentlig sætter sig ind i det, fordi det er forskelligt fra land til land. Og der kan man med fordel benytte sig af, at Amazon har et godt samarbejde med en masse forskellige tredjepartsfirmaer, som simpelthen er eksperter i det her, som både kan oprette momsnummer, men også sidde og lave de her momsafregninger for dig.

T: Jeg har lyst til at sige, lad os lige lægge et link i shownoterne til de her tredjepart, men jeg må også bare konstatere, at det får jeg ikke lige gjort på de her episoder. Så kan folk ikke lige sende en mail til jv@wemarket.dk? Hvis man har brug for en tredjepartsvalidering, så man kan komme videre.

 

Tidsinvestering og betydningen af salgsvolumen

J: Så vi oplever, at det kan være sindssygt frustrerende. Altså det er heller ikke nemt for os, men vi oplever også, at vi får hjulpet alle virksomheder igennem det – hver gang.

T: Så, hvor meget skal man afsætte til det her, eller hvad bruger kunder typisk af tid på det her i forhold til Amazon markedsføring, eller kan man overhovedet tale om det?

Altså man skal i hvert fald afsætte noget. Man skal vide, at det er en portion arbejde.

J: Ja, det er der helt sikkert, og igen det afhænger jo af salget. Altså sælger du for 100.000 DKK på 100 ordre, så er det ikke så kompliceret. Sælger du 20.000 ordrer, så er det lidt noget andet.

T: Ja, det værste er faktisk at sælge for lidt, så man ikke er rigtig motiveret til at få det løst på den rigtige måde.

 

Håndtering af indsigelser på Amazon

J: Ja, lige præcis. Og jeg tror også, det er det, som vi nogle gange oplever. Det er faktisk sjovt, altså lige inden jeg kom herop, der var der en, der ringede og ville høre om vi, det var noget, vi kunne hjælpe med i forhold til det her med bogføring.

Og det er en relativ ny virksomhed på Amazon. Og det er bare vigtigt, man får gjort det rigtigt fra start af.  Fordi når først du har skaleret dit salg, og det bare begynder at eksplodere, så er det træls at stå og ikke have styr på den del.

T: Ja, for vi var også ude ved en anden gigant-virksomhed for et par uger siden, som ikke havde styr på det her. Hvor der var nogle captures, der var et halvt år gamle eller nogle penge, der ikke var kommet ind.

J: Ja, og det er jo når vi snakker Amazon Vendor-delen. Men det er jo det samme. Man kan sige, at Vendor er lidt nemmere, fordi der sender du trods alt en faktura på det, Amazon har købt, og så får du overførslen. Men Amazon kan jo godt finde på at sige: ”Vi vil ikke vil betale så meget. Vi mener kun, at vi skal betale det her”. Og så skal du jo sidde og claime alle de her indsigelser, som Amazon gør.

T: Åh ja, det var claims, de manglede.

J: Ja, vi har kunder, som er så store, at de har fire mand til at sidde i Polen, der ikke laver andet end at sidde og lave indsigelser til afregninger fra Amazon. Og det, der er så sindssygt, det er, at de får ret i 80% af de indsigelser, de laver.

T: Hold nu kæft mand.

J: Ja, så det er mange penge.

 

Korrekt bogføring og revision er alfa og omega på Amazon

T: Ja, så det kan godt betale sig, det var den anden takeaway fra den her episode. Jeg håber stadigvæk, at du lytter med, fordi lige nøjagtigt bogføring og revisioner er i hvert fald ikke noget lige for mig. Men tak, fordi du gjorde os klogere på det her, Jens.

J: Velbekomme.

T:  Hvis du kunne tænke dig en e-mail, når vi har en ny episode ude, så kan du gå ind på wemarket.dk/podcast og tilmelde dig. Ha’ en rigtig god dag.